No.90: ルールを徹底できているか
prjmc staff
粛々とまったく混乱なくプロジェクトを進められることはそうあることではないですが、混乱の種はできるだけ摘み取っておくことに越したことはありません。プロジェクトマネージャ(PM)としては、プロジェクトの外部から降ってくる混乱の種は自身でどうすることができなくとも、プロジェクトの内部に芽生える混乱の種はある程度摘み取っておけるものです。
その一つは、プロジェクト内のルールの確立とその徹底です。
組織として、プロジェクトに臨む際のプロセスはある程度定められているものでしょう。しかし、複数の人間がチームとして活動するとき、明確に定められていない暗黙のルールも存在するものです。
これまでも一緒に活動したことのあるチームであれば、それぞれの仕事の仕方や姿勢を理解しているということがあるでしょう。しかし、初めてチームを組んだ場合、それぞれがそれまで習慣的にしていた仕事の仕方が違うという状況を放置していると、思わぬ混乱を招いてしまいかねません。
それは、些細なことです。一例を挙げれば個々のメンバの稼働予定の共有です。休みを取る予定があるなら、それをどれくらい前から、どの様にチーム内で共有するか。最近なら自宅等でのリモートワークの利用が定着している組織もありますが、週のうち出社するのはいつか、といったことです。
特にそういったことは定めず、自身のタスクを責任を持って完了させる範囲の中で個々の自由に任せるが、メールには然るべき時間内に応答することだけは義務付けるというルールにすることもあるでしょう。
担当者が作成した資料を上位者がチェックする場合の、ワークフローやチェック記録もそうです。よもや今の時代、資料やチェックリストを印刷して紙で回覧し、上位者が押印しているなどということはないでしょうが、例えば資料のチェックはWordの履歴機能を使用するとか、修正後再回覧する時は前回の履歴をクリアするとか、一人一人が少しでも無駄な時間や誤解を生むような状況をルールによって回避しておきたいのです。
プロジェクトを成功させるチームは、同じゴールに向かってベクトルを合わせ、かつ速度を上げて進むためのモチベーションを持っているものです。そこから外れない範囲で個々の裁量はあって良いのですが、最低限のルールは定めておく必要があります。
こういったことを定め、そして徹底しておかないと、PMに限らずプロジェクトのメンバが本来集中すべきこと以外の部分に労力を割かれることになりかねません。それは、プロジェクトがゴールに向かって真っ直ぐ進むことを阻害することになるのです。
あなたの組織、プロジェクトでは、混乱の種となりそうなものを取り除くルールを定めていますか。そして、全員のベクトルを合わせるために、それを徹底できているでしょうか。
