No.125: 見積りと計画のあいだにギャップがないか
prjmc staff
プロジェクトが失敗、混乱する原因の大きなものに、見積り誤りと計画不足があります。見積りに誤りがあると、実際に必要な期間をかけられず納期に追われることになったり、必要なコストをかけられず無理な作業を強いることになったりで、その皺寄せは成果物の品質に来ることになります。また、計画がしっかり練られていないと、作業への人の割当てや作業間の同期に問題が生じ、プロジェクトが要らぬ混乱を招くことになりかねません。
見積りも計画もどちらも十分な検討が必要なのは疑いようがないのですが、ここではもう一つ軽視できないポイントを付け加えます。それは、見積りと計画のあいだの繋がりです。
その組織でプロジェクトを実施することが確定しているという状況での見積りは、ほぼ計画と一体化した形で行えるかも知れません。無理に期間を短縮しないといけないとか、コストを圧縮しないといけないというバイアスはかかりづらい可能性が高いでしょう。
しかしプロジェクトを受託する立場における見積りは、一般にはそのプロジェクトを受注できるかどうかわからない段階で行う作業です。こういった状況における見積りの難しさは、受注できる確度を考えると見積りに十分な時間をかけられない、なんとか受注実績を上げようとして無理をした見積りを作成する、見積りする時期と受注が予定される時期との間が離れている、というところにあります。
この様なときに起こりがちなのは、見積りをする者と、プロジェクトを計画する者が異なることであり、それによって見積りと計画のあいだに齟齬が生まれます。
見積った者が極めて楽観的で、プロジェクトを遂行するにあたっての不明点や問題点を過小評価した見積りを作成している様な場合、あるいは検討漏れによってある作業に必要な期間やコストが抜け落ちている様な場合、さらにはその期間やコストで行うのが困難であることを承知で、”受注”成果を上げることを目的に現実的でない見積りを作成した場合を考えてみてください。
その見積りを前提にプロジェクトの計画を立てるプロジェクトマネージャ(PM)の立場としては、スタートラインの段階から混乱が見えている状況に置かれてしまうことになります。
その様な場合、PMは自身の役割を果たすために、この見積りが前提ではプロジェクトに責任を持てないということをはっきり言わなければなりません。また、組織はその様な状況でPMに責任を押し付けるのではなく、見積りと計画とのあいだのギャップに向き合うべきです。
企業時代に私が率いることになった組織でも、フロントのエンジニアが見積もって受注した案件に、実現するには見積り以上の労力を必要とする要素が含まれるという様なケースが散見され、仕組みの見直しをしなければならないことがありました。
理想的には、PMが見積りも実施するべきなのです。実際にプロジェクトに責任を持つ者でなければ、そのプロジェクトにおける成果物の品質、納期、コストに対して責任を持った見積りを作成することは難しいでしょう。それができない場合は、プロジェクトを引き受けるPMが納得できる、組織としての見積りのルールが確立される必要があります。
あなたの組織では、見積りと計画のあいだに齟齬が生じない仕組みができているでしょうか。PMに見積りを無条件に受け入れさせ、初めから混乱の可能性が高い状態でプロジェクトをスタートさせてしまっていないでしょうか。
