No.103: 目的を達成する文書を書いているか
prjmc staff
プロジェクトによっては大勢の人が関わりますので、それらの人々が皆同じ方向を向いて仕事をする様に、様々な点で気をつけなければなりません。一人でも別な方向に向かうと、成果物に齟齬が生じかねず、蟻の一穴が将来大きな問題を引き起こす可能性もあるのです。
気をつけなければならない一つは、文書です。プロジェクトマネージャやリーダーが、全員に対して常に口頭で連絡や指示を伝え続けることは不可能です。そうすると、文書の形での伝達が欠かせません。ならば、その文書は関係者全員に同じように理解し、行動してもらうものでなければなりません。
私は、ここで必要となる文書は、つたない、無機質な言葉で綴られたものでも良いと考えています。小説ではないので美しい文章を書く必要はありません。対象となる相手に、それも複数の人に、ただこちらが期待する行動をとってもらえればよいのです。
そのためには、何より簡潔に書かなければなりません。長い文章を書いて、日本語の読解力を試す必要はありません。短い文章を箇条書きで積み上げる、構造化して理解しやすくすることを最優先すべきです。
そして正確に書かなければなりません。誰が何をするべきなのか、主語と述語をはっきりさせることは当然ながら基本です。
つたない、無機質な文章でよいのですが、誤字・脱字は避けなければなりません。誤字・脱字は、時間がなく急いで書いたのか、見直ししていないのかといった疑念を抱かせ、文書の正確さに不信が生まれてしまうのです。
誰が読んでも同じ様に理解できず行動に移せない文書が出回っていると、プロジェクト内には静かな混乱が発生します。よく理解できないメンバが他のメンバに尋ねることになり、そこで人によって理解の仕方が異なると軽微な論争が始まります。2〜3人のあいだの論争がいつ間にか大人数を巻き込み、正解を求めてプロジェクトマネージャの耳に入ってきた時までには、多くのメンバの時間を浪費させてしまっています。この様なことは絶対に避けるべき事態です。
多くの人に理解し行動してもらうための文書は、相手の人数が多ければ多いほど文書の欠陥が増幅されてしまうので、時間をしっかり掛けてでも精度を上げなければなりません。補佐的な役割を持っている人に、第三者の視点で確認してもらうなどの手間を惜しみたくないものです。
あなたのその文書は、誰もが同じ様に理解し行動に移せるものなっていますか。目的を達成できるものになっているでしょうか。
